Stát se zaměstnavatelem: co vyřídit před první výplatou

Ve zkratce: Při přijetí prvního zaměstnance se jako zaměstnavatel přihlaste do evidence ČSSZ nejpozději 2 pracovní dny před jeho nástupem (nejdříve 15 dnů předem) a k jeho zdravotní pojišťovně v zákonné osmidenní lhůtě. Od 1. 4. 2026 evidence ČSSZ slouží i pro účely plátce daně ze závislé činnosti; samostatná registrace u finančního úřadu se již nepodává. Nového zaměstnance od 1. 7. 2026 přihlaste ČSSZ před zahájením práce (úplně nebo předběžně s doplněním údajů do 8 dnů po nástupu) a zdravotní pojišťovně oznamte nástup do 8 dnů. Uzavřete písemnou pracovní smlouvu nebo dohodu, zajistěte potřebnou vstupní prohlídku a školení BOZP a hlídejte minimální mzdu. Z první mzdy srazíte zálohu na daň a pojistné a odvedete je v příslušných lhůtách. Konkrétní onboarding člověka řeší checklist nástupu zaměstnance.

Co znamená stát se zaměstnavatelem?

Zaměstnavatelem se pro účely evidence JMHZ stanete přijetím osoby, jejíž zaměstnání podléhá evidenci; tato povinnost se neomezuje jen na zaměstnání účastná nemocenského pojištění. V roce 2026 plníte registrační, oznamovací a odvodové povinnosti zejména vůči České správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně zaměstnance. Daňové odvody dál směřují finančnímu úřadu, ale registrace plátce daně ze závislé činnosti od dubna 2026 probíhá prostřednictvím evidence ČSSZ.

Tyto povinnosti platí stejně pro OSVČ, která přijímá prvního zaměstnance, jako pro společnost s ručením omezeným nebo jinou právnickou osobu. Pohled OSVČ či firmy na rozhodnutí zaměstnat (a účetní souvislosti) rozebírá samostatně článek první zaměstnanec na ucto.cz; zvažujete‑li v této souvislosti i změnu právní formy, podívejte se na přechod z OSVČ na s.r.o.. Tento mzdový článek se soustředí na to, co konkrétně a v jakých lhůtách musíte vyřídit, aby první výplata proběhla správně a bez sankcí.

Vymezení tématu: Tento text je střechový hub registračních a odvodových povinností. Procesní onboarding jednotlivého zaměstnance (dokumenty, prohlášení poplatníka, pořadí kroků v den nástupu) řeší checklist nástupu zaměstnance a praktický rozcestník nástup zaměstnance.

Jaké registrace a oznámení musíte stihnout?

Přijetím prvního zaměstnance vzniká evidence zaměstnavatele u ČSSZ a oznamovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně. Nového zaměstnance navíc od července 2026 hlásíte ČSSZ ještě před zahájením práce. Na samostatnou registraci plátce mzdové daně u finančního úřadu nečekejte, protože ji nahradila evidence ČSSZ.

Zdroj: metodika ČSSZ k evidenci zaměstnavatelů a zaměstnanců v JMHZ, Finanční správa ke změně registrace od 1. 4. 2026 a § 10 zákona č. 48/1997 Sb. Stav k 26. 9. 2026.

Registrace do registru zaměstnavatelů u OSSZ

Nově vzniklý zaměstnavatel se od 1. 7. 2026 přihlašuje do evidence zaměstnavatelů ČSSZ nejpozději 2 pracovní dny přede dnem nástupu prvního zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však 15 dnů předem. Osmidenní lhůta po nástupu platila pouze v přechodném období od 1. 4. do 30. 6. 2026. Evidence JMHZ zahrnuje i zaměstnavatele, kteří dosud zaměstnávali jen osoby bez účasti na nemocenském pojištění. Přihlášení zaměstnavatele je samostatný úkon od evidence konkrétního zaměstnance; pro jeho předběžnou registraci potřebujete přidělený variabilní symbol zaměstnavatele.

Přihlášení jako plátce u zdravotní pojišťovny

Souběžně se musíte přihlásit jako plátce pojistného u zdravotní pojišťovny, u které je váš zaměstnanec pojištěn, a oznámit jí nástup zaměstnance, a to do 8 kalendářních dnů od vzniku skutečnosti (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění). Má‑li budoucí zaměstnanec jinou pojišťovnu, než znáte, musíte se přihlásit u té jeho – proto si při nástupu vždy ověřte, kterou pojišťovnu zaměstnanec má.

Přihlášení zaměstnavatele jako plátce se podává na Přihlášce a evidenčním listu zaměstnavatele. Nástup zaměstnance oznamujete tiskopisem Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ) a platby vykazujete Přehledem o platbě pojistného zaměstnavatele (PPZ). Od 1. 1. 2026 se HOZ a PPZ podávají výhradně elektronicky.

Evidence plátce daně ze závislé činnosti

Od 1. 4. 2026 se registrace plátců daně z příjmů ze závislé činnosti provádí přihlášením do evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců ČSSZ v rámci JMHZ. Samostatnou přihlášku k registraci plátce mzdové daně u finančního úřadu proto nový zaměstnavatel nepodává. Povinnost srážet a odvádět zálohy na daň a plnit příslušná daňová hlášení tím nezaniká. Jde o změnu registračního kanálu, kterou Finanční správa výslovně oznámila.

Jak přihlásit samotného zaměstnance?

Registrace plátce (vás) a přihlášení zaměstnance jsou dvě různé věci. Vedle přihlášek za sebe musíte do systému přihlásit i konkrétního člověka:

• ČSSZ: Od 1. 7. 2026 přihlaste nového zaměstnance nejpozději před faktickým zahájením práce. Můžete podat úplnou registraci nejdříve 8 dnů před očekávaným nástupem, nebo u zaměstnance, který není zahraničním zaměstnancem, částečné přihlášení s předepsanými základními údaji a zbývající údaje doplnit do 8 dnů po nástupu. Pravidlo se vztahuje i na zaměstnání, která nezakládají účast na nemocenském pojištění.
• U zdravotní pojišťovny oznamte nástup (a později i skončení) zaměstnance rovněž do 8 kalendářních dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.).

Časová poznámka: Od 1. 4. 2026 ČSSZ eviduje každé zaměstnání zvlášť. Od 1. 7. 2026 musí být nový zaměstnanec přihlášen ještě před zahájením práce; osmidenní lhůta po nástupu slouží k doplnění údajů po předběžné registraci, ne k prvnímu oznámení. Postup rozebírá checklist nástupu zaměstnance.

Jaký pracovněprávní vztah zvolit?

Než vyřídíte registrace, musíte se rozhodnout, jakou formou zaměstnáte. Volba ovlivní odvody i administrativu.

Zdroj: § 34 (pracovní smlouva) a § 74–77 (dohody) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce; rozhodné příjmy ověřeny dle přehledu ČSSZ pro rok 2026. Platí pro rok 2026.

Pracovní smlouva musí být písemná a mít tři podstatné náležitosti – druh práce, místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce (§ 34 zákoníku práce). Podrobně viz pracovní smlouva. Dohody DPP a DPČ musí být rovněž písemné. Dopady flexinovely zákoníku práce (delší zkušební doba, výpovědní doba a další změny) shrnuje článek flexinovela zákoníku práce.

Vstupní povinnosti před nástupem do práce

Před tím, než zaměstnanec poprvé nastoupí, musíte (kromě smlouvy) zajistit ještě několik věcí:

1. Vstupní lékařská prohlídka. Tam, kde je povinná, se musí uchazeč podrobit vstupní lékařské prohlídce u poskytovatele pracovnělékařských služeb, kterého určíte, a to před vznikem pracovního poměru (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a vyhláška č. 79/2013 Sb.). Pokud se uchazeč povinné prohlídce nepodrobí, posuzuje se jako zdravotně nezpůsobilý pro daný druh práce.
2. Školení BOZP a požární ochrany. Zaměstnance je nutné proškolit o předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci při nástupu, ještě než začne pracovat (§ 103 zákoníku práce).
3. Mzdový výměr. Není‑li mzda sjednána ve smlouvě ani stanovena vnitřním předpisem, vystavte zaměstnanci písemný mzdový výměr. Sjednaná mzda nesmí klesnout pod minimální mzdu.
4. Prohlášení poplatníka daně a osobní a mzdové údaje – potřebné pro výpočet zálohy na daň a pro registraci na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu.

Minimální mzda pro rok 2026 činí při stanovené týdenní pracovní době 40 hodin 22 400 Kč měsíčně a 134,40 Kč za hodinu (§ 111 zákoníku práce a sdělení MPSV č. 356/2025 Sb.). U kratší sjednané pracovní doby se měsíční minimum úměrně snižuje: při 20 hodinách týdně činí 11 200 Kč. Pro jinou stanovenou týdenní dobu se hodinová sazba upravuje podle pravidel MPSV.

Kolik odvedete z první mzdy a kdy?

Z měsíční mzdy zaměstnance srazíte a odvedete pojistné a zálohu na daň; část pojistného navíc platíte vy jako zaměstnavatel ze svého (nad rámec hrubé mzdy). Přehled sazeb pro rok 2026:

Zdroj: přehled sazeb ČSSZ pro rok 2026, § 2 zákona č. 592/1992 Sb. (sazba zdravotního pojištění) a § 38h zákona č. 586/1992 Sb. (záloha na daň). U vybraných rizikových zaměstnání je sazba sociálního pojistného zaměstnavatele vyšší. Platí pro rok 2026.

Celková sazba zdravotního pojištění je 13,5 % (z toho zaměstnavatel 9 % a zaměstnanci se sráží 4,5 %). U zálohy na daň zohledníte slevy, na které zaměstnanec doložil nárok – základní sleva na poplatníka činí 2 570 Kč měsíčně, pokud zaměstnanec podepsal prohlášení poplatníka. Rozpad jednotlivých odvodů detailně rozebírají články odvody ze mzdy, sociální pojištění zaměstnanců a zdravotní pojištění zaměstnanců; výpočet samotné zálohy popisuje záloha na daň.

Splatnost odvodů: sražené zálohy na daň ze závislé činnosti odvádíte do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla (§ 38h zákona č. 586/1992 Sb.); jelikož se mzda za daný měsíc zúčtovává a zálohy se srážejí až v měsíci následujícím, vychází termín na 20. den měsíce následujícího po měsíci, za který mzda náleží. Sociální i zdravotní pojistné za zaměstnance je rovněž splatné do 20. dne následujícího kalendářního měsíce (§ 9 zákona č. 589/1992 Sb. pro sociální pojistné; § 5 zákona č. 592/1992 Sb. pro zdravotní pojistné). Konkrétní termíny pro celý rok sledujte v mzdovém kalendáři.

Modelový příklad (orientačně): Přijmete prvního zaměstnance na pracovní smlouvu se mzdou nad minimální mzdou. Z jeho hrubé mzdy srazíte 7,1 % na sociální a 4,5 % na zdravotní pojištění a zálohu na daň 15 % (po odečtení slevy na poplatníka 2 570 Kč). Navíc ze svého odvedete 24,8 % na sociální a 9 % na zdravotní pojištění. Vše odvedete příslušným institucím do 20. dne následujícího měsíce. Skutečné částky spočítáte v mzdové kalkulačce.

Checklist: co vyřídit před první výplatou

Praktické pořadí kroků pro nového zaměstnavatele:

1. Rozhodněte o formě – pracovní smlouva, nebo DPP/DPČ (a u dohod hlídejte limity 12 000 Kč / 4 500 Kč).
2. Vstupní lékařská prohlídka uchazeče – před vznikem pracovního poměru, je‑li povinná.
3. Písemná pracovní smlouva nebo dohoda – nejpozději v den nástupu; jedno vyhotovení zaměstnanci.
4. Přihláška do evidence zaměstnavatelů ČSSZ – obstarejte ji včas pro předběžné přihlášení zaměstnance; nejzazší lhůta je 2 pracovní dny před jeho nástupem (nejdříve 15 dnů předem). Slouží také pro účely plátce mzdové daně.
5. Přihlášení zaměstnance u ČSSZ – před faktickým zahájením práce; při předběžném přihlášení doplňte ostatní údaje do 8 dnů po nástupu.
6. Školení BOZP a PO, seznámení s vnitřními předpisy – před zahájením práce.
7. Mzdový výměr (není‑li mzda ve smlouvě ani vnitřním předpisu) – předejte před začátkem práce a hlídejte minimální mzdu 22 400 Kč/měsíc při plném 40hodinovém úvazku.
8. Přihláška jako plátce u zdravotní pojišťovny zaměstnance a oznámení jeho nástupu – do 8 dnů, od 2026 elektronicky.
9. Vyplaťte mzdu a odveďte zálohu na daň a pojistné v příslušných lhůtách.

Detailní seznam dokumentů a lhůt pro jednotlivého zaměstnance najdete v checklistu nástupu zaměstnance.

Časté chyby nových zaměstnavatelů

• Záměna registrace plátce a přihlášení zaměstnance. Jsou to dvě různé povinnosti; obě mají vlastní lhůtu.
• Oznámení zaměstnance ČSSZ až po nástupu. Od července 2026 musí být nový zaměstnanec zaregistrován před zahájením práce, i když zbývající údaje lze po předběžném přihlášení doplnit později.
• Vstupní prohlídka až po nástupu. Povinná prohlídka musí proběhnout před vznikem pracovního poměru.
• Ústní dohoda místo písemné smlouvy. Pracovní smlouva i dohody DPP/DPČ musí být písemné.
• Mzda pod minimální mzdou. Při plném 40hodinovém úvazku nesmí mzda klesnout pod 22 400 Kč měsíčně (rok 2026); u kratší sjednané doby se měsíční minimum přepočítává úměrně.
• Pozdní odvody. Zálohu na daň a pojistné odveďte do 20. dne následujícího měsíce.

Shrnutí

• Nový zaměstnavatel se přihlásí do evidence ČSSZ nejpozději 2 pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance (nejdříve 15 dnů předem) a oznámí příslušné skutečnosti zdravotní pojišťovně. Evidence ČSSZ od dubna 2026 slouží i pro účely registrace plátce mzdové daně.
• Nového zaměstnance přihlaste ČSSZ před zahájením práce; zdravotní pojišťovně nástup oznamte do 8 dnů.
• Před nástupem zajistěte vstupní lékařskou prohlídku, pokud je povinná (§ 59 zák. č. 373/2011 Sb.), školení BOZP a případný mzdový výměr; při plném 40hodinovém úvazku činí měsíční minimum 22 400 Kč (rok 2026).
• Z první mzdy srazíte pojistné (zaměstnanec 7,1 % SP a 4,5 % ZP) a zálohu na daň 15 % (23 % nad hranicí); jako zaměstnavatel odvedete navíc 24,8 % SP a 9 % ZP. Splatnost do 20. dne následujícího měsíce.
• Od 1. 4. 2026 se hlásí každé zaměstnání samostatně (JMHZ); od 1. 7. 2026 se nový zaměstnanec předregistruje před nástupem; od 1. 1. 2026 se HOZ/PPZ u zdravotních pojišťoven podávají jen elektronicky.

Často kladené otázky

Do kdy se musím jako nový zaměstnavatel zaregistrovat?

Do evidence zaměstnavatelů ČSSZ se od 1. 7. 2026 přihlaste nejpozději 2 pracovní dny přede dnem nástupu prvního zaměstnance k práci, nejdříve však 15 dnů předem. Zdravotní pojišťovně oznamte vznik plátcovství a nástup pojištěnce v zákonné osmidenní lhůtě. Samostatná registrace plátce daně ze závislé činnosti u finančního úřadu se od 1. 4. 2026 nepodává; tuto funkci plní evidence ČSSZ. Samotného nového zaměstnance musíte ČSSZ přihlásit ještě před zahájením práce.

Jaký je rozdíl mezi registrací zaměstnavatele a přihlášením zaměstnance?

Evidence zaměstnavatele označuje vás jako plátce v systému ČSSZ pro JMHZ a u zdravotní pojišťovny. Registrace zaměstnance označuje konkrétního člověka a jeho zaměstnání. Nového zaměstnance je třeba ČSSZ oznámit před faktickým zahájením práce, zatímco registrace zaměstnavatele u ČSSZ musí předcházet nástupu o 2 pracovní dny a oznámení zdravotní pojišťovně má osmidenní lhůtu.

Kolik odvedu z první mzdy zaměstnance?

Ze mzdy zaměstnance srazíte sociální pojištění 7,1 %, zdravotní pojištění 4,5 % a zálohu na daň 15 % (23 % z částky nad měsíční hranicí 146 901 Kč), sníženou o slevy, na které zaměstnanec doložil nárok (sleva na poplatníka 2 570 Kč měsíčně). Jako zaměstnavatel navíc platíte ze svého sociální pojištění 24,8 % a zdravotní pojištění 9 %. Sazby platí pro rok 2026.

Kdy jsou odvody za zaměstnance splatné?

Záloha na daň ze závislé činnosti, sociální i zdravotní pojistné za zaměstnance jsou splatné v měsíci následujícím po měsíci, za který se mzda zúčtovává, zpravidla do 20. dne tohoto následujícího kalendářního měsíce (§ 38h zákona č. 586/1992 Sb., § 9 zákona č. 589/1992 Sb. a § 5 zákona č. 592/1992 Sb.). Konkrétní termíny pro celý rok najdete v mzdovém kalendáři.

Musí mít první zaměstnanec vstupní lékařskou prohlídku?

Tam, kde je povinná, se musí uchazeč podrobit vstupní lékařské prohlídce ještě před vznikem pracovního poměru u poskytovatele pracovnělékařských služeb, kterého určíte (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb. a vyhláška č. 79/2013 Sb.). Pokud se povinné prohlídce nepodrobí, posuzuje se jako zdravotně nezpůsobilý pro daný druh práce. Které práce prohlídku vyžadují a kdo ji hradí, rozebírá checklist nástupu zaměstnance.

Liší se povinnosti, když jsem OSVČ a beru prvního zaměstnance, oproti s.r.o.?

Registrační a odvodové povinnosti zaměstnavatele jsou pro OSVČ i pro s.r.o. v zásadě stejné – obě se evidují u ČSSZ a příslušné zdravotní pojišťovny a odvádějí pojistné a zálohu na daň. Rozdíl je hlavně v účetní a daňové rovině na straně podnikatele; ta z pohledu OSVČ a firmy řeší článek první zaměstnanec na ucto.cz. Pokud kvůli zaměstnávání zvažujete změnu právní formy, podívejte se na přechod z OSVČ na s.r.o.