Stát se zaměstnavatelem: co vyřídit před první výplatou

Ve zkratce: Jakmile přijmete prvního zaměstnance, stáváte se zaměstnavatelem a vznikají vám tři registrační povinnosti, každá s lhůtou 8 dnů: přihlásit se do registru zaměstnavatelů u příslušné OSSZ (§ 93 ve spojení s § 96 zákona č. 187/2006 Sb.), přihlásit se jako plátce u zdravotní pojišťovny zaměstnance (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.) a registrovat se jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti u finančního úřadu (§ 39–39b zákona č. 586/1992 Sb.). Souběžně musíte zaměstnance přihlásit do registru pojištěnců ČSSZ a u jeho zdravotní pojišťovny, uzavřít písemnou pracovní smlouvu nebo dohodu, zajistit vstupní lékařskou prohlídku a školení BOZP a hlídat minimální mzdu 22 400 Kč měsíčně. Z první mzdy pak srazíte zálohu na daň a pojistné a vše odvedete do 20. dne následujícího měsíce. Tento článek je mzdový rozcestník registračních a odvodových povinností; konkrétní onboarding jednoho člověka řeší checklist nástupu zaměstnance.

Co znamená stát se zaměstnavatelem?

Zaměstnavatelem se stanete v okamžiku, kdy zaměstnáte první osobu, jejíž zaměstnání zakládá účast na nemocenském pojištění – typicky přijetím prvního zaměstnance do pracovního poměru. Od té chvíle se na vás vztahují registrační, oznamovací a odvodové povinnosti vůči třem institucím: České správě sociálního zabezpečení (prostřednictvím OSSZ), zdravotní pojišťovně zaměstnance a finančnímu úřadu.

Tyto povinnosti platí stejně pro OSVČ, která přijímá prvního zaměstnance, jako pro společnost s ručením omezeným nebo jinou právnickou osobu. Pohled OSVČ či firmy na rozhodnutí zaměstnat (a účetní souvislosti) rozebírá samostatně článek první zaměstnanec na ucto.cz; zvažujete‑li v této souvislosti i změnu právní formy, podívejte se na přechod z OSVČ na s.r.o.. Tento mzdový článek se soustředí na to, co konkrétně a v jakých lhůtách musíte vyřídit, aby první výplata proběhla správně a bez sankcí.

Vymezení tématu: Tento text je střechový hub registračních a odvodových povinností. Procesní onboarding jednotlivého zaměstnance (dokumenty, prohlášení poplatníka, pořadí kroků v den nástupu) řeší checklist nástupu zaměstnance a praktický rozcestník nástup zaměstnance.

Jaké tři registrace musíte stihnout do 8 dnů?

Přijetím prvního zaměstnance vám naběhnou tři samostatné registrace u tří úřadů. Všechny mají shodně lhůtu 8 dnů, počítá se ale od různých skutečností. Doporučujeme vyřídit je v pořadí finanční úřad → OSSZ → zdravotní pojišťovna, prakticky je ale lze podat souběžně.

Zdroj: zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, a zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve spojení s metodikou ČSSZ, VZP a Finanční správy. Platí pro rok 2026.

Registrace do registru zaměstnavatelů u OSSZ

Jako zaměstnavatel se musíte přihlásit do registru zaměstnavatelů u příslušné okresní správy sociálního zabezpečení (OSSZ) do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy jste zaměstnali prvního zaměstnance účastného nemocenského pojištění (§ 93 ve spojení s § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění). Tato přihláška je nezávislá na přihlášení samotného zaměstnance – nejdříve se do systému registrujete vy jako plátce.

Přihlášení jako plátce u zdravotní pojišťovny

Souběžně se musíte přihlásit jako plátce pojistného u zdravotní pojišťovny, u které je váš zaměstnanec pojištěn, a oznámit jí nástup zaměstnance, a to do 8 kalendářních dnů od vzniku skutečnosti (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění). Má‑li budoucí zaměstnanec jinou pojišťovnu, než znáte, musíte se přihlásit u té jeho – proto si při nástupu vždy ověřte, kterou pojišťovnu zaměstnanec má.

Oznámení vůči pojišťovně se podává na tiskopisu Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ) a platby se vykazují Přehledem o platbě pojistného zaměstnavatele (PPZ). Od 1. 1. 2026 lze tyto tiskopisy podávat výhradně elektronicky.

Registrace plátce daně u finančního úřadu

Třetí registrace je u finančního úřadu: jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti se musíte zaregistrovat do 8 dnů ode dne, kdy vám vznikla povinnost vykonávat úkony plátce daně, tedy typicky po přijetí prvního zaměstnance (§ 39 až § 39b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů). Pozor na rozlišení: obecná registrace poplatníka daně z příjmů má lhůtu delší, ale Finanční správa pro zaměstnavatele jako plátce daně ze závislé činnosti uvádí výslovně lhůtu 8 dnů. Touto registrací vám vznikne povinnost odvádět sražené zálohy a podávat příslušná hlášení (vyúčtování) za zaměstnance.

Jak přihlásit samotného zaměstnance?

Registrace plátce (vás) a přihlášení zaměstnance jsou dvě různé věci. Vedle přihlášek za sebe musíte do systému přihlásit i konkrétního člověka:

• Do registru pojištěnců ČSSZ oznamte den nástupu zaměstnance do zaměstnání do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu (§ 94 ve spojení s § 96 zákona č. 187/2006 Sb.). U zaměstnání malého rozsahu se nástup oznamuje odchylně, a to do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž vznikla účast na pojištění.
• U zdravotní pojišťovny oznamte nástup (a později i skončení) zaměstnance rovněž do 8 kalendářních dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.).

Časová poznámka – od 1. 4. 2026: ČSSZ zavedla samostatné hlášení každého zaměstnání zvlášť. I u navazujících pracovněprávních vztahů stejného druhu se nově podává zvlášť skončení zaměstnání a zvlášť nový nástup do zaměstnání. Souvisí to se zaváděním jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které probíhá po fázích – u nově nastupujících zaměstnanců se v průběhu roku 2026 mění i okamžik a způsob oznámení nástupu. Lhůta 8 dnů po nástupu tak nemusí u nových nástupů platit beze změny po celý rok; sledujte aktuální pokyny ČSSZ k náběhu jednotlivých částí. Postupné kroky a lhůty při onboardingu jednoho zaměstnance rozebírá checklist nástupu zaměstnance.

Jaký pracovněprávní vztah zvolit?

Než vyřídíte registrace, musíte se rozhodnout, jakou formou zaměstnáte. Volba ovlivní odvody i administrativu.

Zdroj: § 34 (pracovní smlouva) a § 74–77 (dohody) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce; rozhodné příjmy ověřeny dle přehledu ČSSZ pro rok 2026. Platí pro rok 2026.

Pracovní smlouva musí být písemná a mít tři podstatné náležitosti – druh práce, místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce (§ 34 zákoníku práce). Podrobně viz pracovní smlouva. Dohody DPP a DPČ musí být rovněž písemné. Dopady flexinovely zákoníku práce (delší zkušební doba, výpovědní doba a další změny) shrnuje článek flexinovela zákoníku práce.

Vstupní povinnosti před nástupem do práce

Před tím, než zaměstnanec poprvé nastoupí, musíte (kromě smlouvy) zajistit ještě několik věcí:

1. Vstupní lékařská prohlídka. Tam, kde je povinná, se musí uchazeč podrobit vstupní lékařské prohlídce u poskytovatele pracovnělékařských služeb, kterého určíte, a to před vznikem pracovního poměru (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a vyhláška č. 79/2013 Sb.). Pokud se uchazeč povinné prohlídce nepodrobí, posuzuje se jako zdravotně nezpůsobilý pro daný druh práce.
2. Školení BOZP a požární ochrany. Zaměstnance je nutné proškolit o předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci při nástupu, ještě než začne pracovat (§ 103 zákoníku práce).
3. Mzdový výměr. Není‑li mzda sjednána přímo ve smlouvě, vystavte zaměstnanci písemný mzdový výměr. Sjednaná mzda nesmí klesnout pod minimální mzdu.
4. Prohlášení poplatníka daně a osobní a mzdové údaje – potřebné pro výpočet zálohy na daň a pro registraci na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu.

Minimální mzda pro rok 2026 činí 22 400 Kč měsíčně a 134,40 Kč za hodinu (samostatně stanovené sazby pro rok 2026 dle § 111 zákona č. 262/2006 Sb. a nařízení vlády; hodinová sazba se neodvozuje přepočtem z měsíční). Mzda sjednaná se zaměstnancem ji nesmí podkročit.

Kolik odvedete z první mzdy a kdy?

Z měsíční mzdy zaměstnance srazíte a odvedete pojistné a zálohu na daň; část pojistného navíc platíte vy jako zaměstnavatel ze svého (nad rámec hrubé mzdy). Přehled sazeb pro rok 2026:

Zdroj: přehled nejdůležitějších údajů ČSSZ pro rok 2026, § 2 zákona č. 592/1992 Sb. (sazba zdravotního pojištění) a § 38h zákona č. 586/1992 Sb. (záloha na daň). Platí pro rok 2026.

Celková sazba zdravotního pojištění je 13,5 % (z toho zaměstnavatel 9 % a zaměstnanci se sráží 4,5 %). U zálohy na daň zohledníte slevy, na které zaměstnanec doložil nárok – základní sleva na poplatníka činí 2 570 Kč měsíčně, pokud zaměstnanec podepsal prohlášení poplatníka. Rozpad jednotlivých odvodů detailně rozebírají články odvody ze mzdy, sociální pojištění zaměstnanců a zdravotní pojištění zaměstnanců; výpočet samotné zálohy popisuje záloha na daň.

Splatnost odvodů: sražené zálohy na daň ze závislé činnosti odvádíte do 20. dne kalendářního měsíce, v němž povinnost srazit zálohy vznikla (§ 38h zákona č. 586/1992 Sb.); jelikož se mzda za daný měsíc zúčtovává a zálohy se srážejí až v měsíci následujícím, vychází termín na 20. den měsíce následujícího po měsíci, za který mzda náleží. Sociální i zdravotní pojistné za zaměstnance je rovněž splatné do 20. dne následujícího kalendářního měsíce (§ 9 zákona č. 589/1992 Sb. pro sociální pojistné; § 5 zákona č. 592/1992 Sb. pro zdravotní pojistné). Konkrétní termíny pro celý rok sledujte v mzdovém kalendáři.

Modelový příklad (orientačně): Přijmete prvního zaměstnance na pracovní smlouvu se mzdou nad minimální mzdou. Z jeho hrubé mzdy srazíte 7,1 % na sociální a 4,5 % na zdravotní pojištění a zálohu na daň 15 % (po odečtení slevy na poplatníka 2 570 Kč). Navíc ze svého odvedete 24,8 % na sociální a 9 % na zdravotní pojištění. Vše odvedete příslušným institucím do 20. dne následujícího měsíce. Skutečné částky spočítáte v mzdové kalkulačce.

Checklist: co vyřídit před první výplatou

Praktické pořadí kroků pro nového zaměstnavatele:

1. Rozhodněte o formě – pracovní smlouva, nebo DPP/DPČ (a u dohod hlídejte limity 12 000 Kč / 4 500 Kč).
2. Registrace u finančního úřadu jako plátce daně ze závislé činnosti – do 8 dnů.
3. Přihláška do registru zaměstnavatelů u OSSZ – do 8 kalendářních dnů.
4. Přihláška jako plátce u zdravotní pojišťovny zaměstnance – do 8 dnů, od 2026 elektronicky.
5. Vstupní lékařská prohlídka uchazeče – před vznikem pracovního poměru, je‑li povinná.
6. Písemná pracovní smlouva nebo dohoda – nejpozději v den nástupu; jedno vyhotovení zaměstnanci.
7. Školení BOZP a PO, seznámení s vnitřními předpisy – před zahájením práce.
8. Mzdový výměr (není‑li mzda ve smlouvě) – hlídejte minimální mzdu 22 400 Kč/měsíc.
9. Přihlášení zaměstnance do registru pojištěnců ČSSZ a u zdravotní pojišťovny – do 8 dnů od nástupu.
10. Vyplaťte mzdu a odveďte zálohu na daň a pojistné – do 20. dne následujícího měsíce.

Detailní seznam dokumentů a lhůt pro jednotlivého zaměstnance najdete v checklistu nástupu zaměstnance.

Časté chyby nových zaměstnavatelů

• Záměna registrace plátce a přihlášení zaměstnance. Jsou to dvě různé povinnosti; obě mají vlastní lhůtu.
• Zmeškání lhůty 8 dnů u některé ze tří institucí. Vyřiďte registrace ideálně hned v prvních dnech.
• Vstupní prohlídka až po nástupu. Povinná prohlídka musí proběhnout před vznikem pracovního poměru.
• Ústní dohoda místo písemné smlouvy. Pracovní smlouva i dohody DPP/DPČ musí být písemné.
• Mzda pod minimální mzdou. Sjednaná mzda nesmí klesnout pod 22 400 Kč měsíčně (rok 2026).
• Pozdní odvody. Zálohu na daň a pojistné odveďte do 20. dne následujícího měsíce.

Shrnutí

• Přijetím prvního zaměstnance se stáváte zaměstnavatelem a vznikají vám tři registrace, každá do 8 dnů: OSSZ (§ 93/§ 96 zák. č. 187/2006 Sb.), zdravotní pojišťovna (§ 10 zák. č. 48/1997 Sb.) a finanční úřad (§ 39–39b zák. č. 586/1992 Sb.).
• Vedle sebe musíte přihlásit i zaměstnance – do registru pojištěnců ČSSZ do 8 dnů (u zaměstnání malého rozsahu do 20. dne následujícího měsíce) a u zdravotní pojišťovny do 8 dnů.
• Před nástupem zajistěte vstupní lékařskou prohlídku (§ 59 zák. č. 373/2011 Sb.), školení BOZP a mzdový výměr; mzda nesmí klesnout pod 22 400 Kč (rok 2026).
• Z první mzdy srazíte pojistné (zaměstnanec 7,1 % SP a 4,5 % ZP) a zálohu na daň 15 % (23 % nad hranicí); jako zaměstnavatel odvedete navíc 24,8 % SP a 9 % ZP. Splatnost do 20. dne následujícího měsíce.
• Časová poznámka: od 1. 4. 2026 se hlásí každé zaměstnání samostatně (JMHZ); od 1. 1. 2026 se HOZ/PPZ u zdravotních pojišťoven podávají jen elektronicky.

Často kladené otázky

Do kdy se musím jako nový zaměstnavatel zaregistrovat?

Po přijetí prvního zaměstnance máte tři registrace, každou s lhůtou 8 dnů: přihlášku do registru zaměstnavatelů u příslušné OSSZ do 8 kalendářních dnů (§ 93 a § 96 zákona č. 187/2006 Sb.), přihlášku jako plátce u zdravotní pojišťovny zaměstnance do 8 dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.) a registraci plátce daně ze závislé činnosti u finančního úřadu do 8 dnů (§ 39–39b zákona č. 586/1992 Sb.). Vedle toho přihlašujete i samotného zaměstnance.

Jaký je rozdíl mezi registrací zaměstnavatele a přihlášením zaměstnance?

Registrace zaměstnavatele znamená, že se vy jako plátce přihlásíte do systému (registr zaměstnavatelů u OSSZ, plátce u zdravotní pojišťovny, plátce daně u finančního úřadu). Přihlášení zaměstnance je samostatný úkon, kterým konkrétního člověka oznámíte do registru pojištěnců ČSSZ a u jeho zdravotní pojišťovny. Obě skupiny povinností mají vlastní lhůty (zpravidla 8 dnů) a je potřeba je vyřídit obě.

Kolik odvedu z první mzdy zaměstnance?

Ze mzdy zaměstnance srazíte sociální pojištění 7,1 %, zdravotní pojištění 4,5 % a zálohu na daň 15 % (23 % z částky nad měsíční hranicí 146 901 Kč), sníženou o slevy, na které zaměstnanec doložil nárok (sleva na poplatníka 2 570 Kč měsíčně). Jako zaměstnavatel navíc platíte ze svého sociální pojištění 24,8 % a zdravotní pojištění 9 %. Sazby platí pro rok 2026.

Kdy jsou odvody za zaměstnance splatné?

Záloha na daň ze závislé činnosti, sociální i zdravotní pojistné za zaměstnance jsou splatné v měsíci následujícím po měsíci, za který se mzda zúčtovává, zpravidla do 20. dne tohoto následujícího kalendářního měsíce (§ 38h zákona č. 586/1992 Sb., § 9 zákona č. 589/1992 Sb. a § 5 zákona č. 592/1992 Sb.). Konkrétní termíny pro celý rok najdete v mzdovém kalendáři.

Musí mít první zaměstnanec vstupní lékařskou prohlídku?

Tam, kde je povinná, se musí uchazeč podrobit vstupní lékařské prohlídce ještě před vznikem pracovního poměru u poskytovatele pracovnělékařských služeb, kterého určíte (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb. a vyhláška č. 79/2013 Sb.). Pokud se povinné prohlídce nepodrobí, posuzuje se jako zdravotně nezpůsobilý pro daný druh práce. Které práce prohlídku vyžadují a kdo ji hradí, rozebírá checklist nástupu zaměstnance.

Liší se povinnosti, když jsem OSVČ a beru prvního zaměstnance, oproti s.r.o.?

Registrační a odvodové povinnosti zaměstnavatele jsou pro OSVČ i pro s.r.o. v zásadě stejné – obě se musí registrovat u OSSZ, zdravotní pojišťovny a finančního úřadu a stejně odvádět pojistné a zálohu na daň. Rozdíl je hlavně v účetní a daňové rovině na straně podnikatele; ta z pohledu OSVČ a firmy řeší článek první zaměstnanec na ucto.cz. Pokud kvůli zaměstnávání zvažujete změnu právní formy, podívejte se na přechod z OSVČ na s.r.o.