Checklist při nástupu zaměstnance (dokumenty a lhůty)

Ve zkratce: Při nástupu nového zaměstnance musíte v roce 2026 zvládnout tři okruhy: dokumenty (písemná pracovní smlouva nejpozději v den nástupu, prohlášení poplatníka, osobní a mzdové údaje), vstupní lékařskou prohlídku před nástupem u rizikovějších prací (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb.) a hlavně dvě registrace zaměstnance: registraci pro účely sociálního pojištění (od 1. 4. 2026 v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele – JMHZ, zákon č. 323/2025 Sb.) a přihlášení ke zdravotní pojišťovně (do 8 dnů, § 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Pozor na změnu lhůty u sociálního pojištění od 1. 7. 2026 – registrace se nově musí provést před nástupem zaměstnance, ne až do 8 dnů po něm. Tyto lhůty jsou nejčastějším zdrojem pokut, proto je tento checklist staví na první místo.

Co musíte při nástupu zaměstnance stihnout? (rychlý checklist)

Následující tabulka shrnuje všechny kroky a jejich lhůty. Detail ke každému najdete v dalších sekcích.

Zdroj: zákoník práce (zák. č. 262/2006 Sb.), zákon o nemocenském pojištění (zák. č. 187/2006 Sb.), zákon o veřejném zdravotním pojištění (zák. č. 48/1997 Sb.), zákon o specifických zdravotních službách (zák. č. 373/2011 Sb.), zákon o daních z příjmů (zák. č. 586/1992 Sb.) a zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (zák. č. 323/2025 Sb.), znění platné pro rok 2026.

Postup nástupu zaměstnance v 8 krocích

1. Ověřte kategorii práce a zajistěte povinnou vstupní lékařskou prohlídku před nástupem.
2. Podepište pracovní smlouvu nebo dohodu a předejte zaměstnanci jeho vyhotovení.
3. Převezměte osobní a mzdové údaje, číslo účtu a doklady k daňovým slevám.
4. Založte personální a mzdovou evidenci a nastavte přístup jen oprávněným osobám.
5. Registrujte zaměstnance pro sociální pojištění ve lhůtě platné pro den nástupu v roce 2026.
6. Přihlaste zaměstnance k jeho zdravotní pojišťovně do 8 dnů.
7. Splňte písemnou informační povinnost o pracovních podmínkách do 7 dnů.
8. Před zahájením práce proveďte BOZP, PO a seznámení s vnitřními předpisy.

Jaké dokumenty potřebujete od zaměstnance při nástupu?

Část dokumentů připravuje zaměstnavatel, část přináší (a podepisuje) zaměstnanec. Bez nich nelze správně nastavit mzdu, odvody ani daňové slevy.

Co připraví a předá zaměstnavatel:

• Pracovní smlouvu, nebo dohodu (DPP, DPČ) v písemné formě. Pracovní smlouva musí obsahovat tři podstatné náležitosti – druh práce, místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce (§ 34 odst. 1 zákoníku práce). Jedno vyhotovení je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci (§ 34 odst. 2). Podrobně viz pracovní smlouva.
• Mzdový výměr (není‑li mzda přímo ve smlouvě).
• Vnitřní předpisy a pracovní řád k seznámení.

Co přináší a vyplňuje zaměstnanec:

• Osobní dotazník s identifikačními údaji (jméno, datum narození, rodné číslo, adresa, místo narození, státní občanství) potřebnými pro registraci na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu a pro mzdovou evidenci.
• Číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy.
• Prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti, pokud chce uplatňovat slevy a daňové zvýhodnění už při výpočtu měsíčních záloh (viz dále).
• Zápočtový list (potvrzení o zaměstnání) od předchozího zaměstnavatele a u uplatnění daňového zvýhodnění potvrzení o zdanitelných příjmech za část roku u předchozího plátce.
• Doklady k daňovému zvýhodnění na děti – rodné listy dětí, potvrzení o studiu, potvrzení od zaměstnavatele druhého z manželů, že zvýhodnění neuplatňuje.
• Průkaz totožnosti k ověření údajů a u cizinců doklad o oprávnění k pobytu a k práci.

Tip: Osobní údaje smíte zpracovávat jen v rozsahu nezbytném pro plnění pracovní smlouvy a zákonných povinností (právní titul podle nařízení GDPR a zákoníku práce). Nevyžadujte údaje, které ke mzdové a personální agendě nepotřebujete (např. výpis z rejstříku trestů bez zákonného důvodu).

Kdy je vstupní lékařská prohlídka povinná a kdy ji můžete vynechat?

Vstupní lékařskou prohlídku upravuje § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách. Smysl je posoudit zdravotní způsobilost uchazeče k práci ještě před vznikem pracovního poměru.

Po novele účinné od 1. 6. 2025 (tzv. flexi novela, zákon č. 120/2025 Sb.) platí toto rozlišení:

Zdroj: § 59 zák. č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění novely účinné od 1. 6. 2025 (zák. č. 120/2025 Sb.), a vyhláška č. 79/2013 Sb.

Klíčové pravidlo: Pokud se uchazeč povinné vstupní prohlídce nepodrobí, považuje se pro daný druh práce za zdravotně nezpůsobilého (fikce nezpůsobilosti). Prohlídka proto musí proběhnout před dnem nástupu do práce, ne až po něm.

Mladiství vždy: U mladistvých (do 18 let) je vstupní lékařská prohlídka povinná vždy, a to i u nerizikové kategorie 1 a i u práce na DPP nebo DPČ. Tuto povinnost ukotvuje vedle § 59 zákona č. 373/2011 Sb. také § 247 zákoníku práce, který novela účinná od 1. 6. 2025 zpřesnila výslovně i na dohody DPP a DPČ. Prohlídku hradí u mladistvých zaměstnavatel.

Kdo prohlídku hradí: U zletilých uchazečů ji obvykle uhradí uchazeč, ale po uzavření pracovněprávního vztahu je mu zaměstnavatel povinen prohlídku proplatit. U mladistvých a u prohlídek, které zaměstnavatel zajišťuje sám, ji hradí zaměstnavatel vždy.

Jak registrovat zaměstnance na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu

Tohle jsou dvě nejdůležitější přihlášky celého nástupu. Od roku 2026 se režim sociálního pojištění zásadně mění – registrace probíhá v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ).

Registrace zaměstnance pro sociální pojištění (JMHZ od 1. 4. 2026)

Zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele zavádí od roku 2026 jeden elektronický formulář namísto desítek dílčích hlášení. Od 1. 4. 2026 nahrazuje dosavadní „Oznámení o nástupu do zaměstnání (ONZ)“ registrace zaměstnance (REGZEC), kterou zaměstnavatel podává ČSSZ v rámci JMHZ. Den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které zakládá účast na nemocenském pojištění, se i nadále opírá o § 94 zákona č. 187/2006 Sb.

Pozor na změnu lhůty během roku 2026:

• Přechodné období do 30. 6. 2026: Zaměstnance, jehož den nástupu nastane od 1. 4. do 30. 6. 2026, je zaměstnavatel povinen registrovat do 8 dnů ode dne nástupu (obdobně jako dosud).

• Od 1. 7. 2026: Registrace se musí provést nejpozději před nástupem zaměstnance do práce, nejdříve však 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Lhůta „do 8 dnů po nástupu“ tedy po 1. 7. 2026 už neplatí – přihlášení musí předcházet zahájení práce.

• Stejnou registraci přes JMHZ má zaměstnavatel i pro oznámení skončení zaměstnání.

• Dohoda o provedení práce (DPP): běžnou účast na pojištění zakládá až při dosažení rozhodného příjmu (12 000 Kč/měsíc v roce 2026), zaměstnance na DPP se ale vykazují ve zvláštním režimu – pravidla viz dohoda o provedení práce (DPP).

• Dohoda o pracovní činnosti (DPČ): účast vzniká při dosažení rozhodného příjmu 4 500 Kč/měsíc; detail viz dohoda o pracovní činnosti (DPČ).

Přihlášení ke zdravotní pojišťovně

Souběžně musíte nového zaměstnance přihlásit u jeho zdravotní pojišťovny. Zaměstnavatel je povinen oznámit příslušné zdravotní pojišťovně nástup zaměstnance do zaměstnání nejpozději do 8 dnů od vzniku této skutečnosti (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění). Přihlašujete u té pojišťovny, u které je zaměstnanec pojištěn – proto si při nástupu ověřte, kterou pojišťovnu má (změnu pojišťovny lze obecně provést jen k pevně daným termínům).

Pozor: Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) postupně konsoliduje desítky dílčích hlášení (v cílovém stavu kolem 25 formulářů) napříč ČSSZ, finanční správou i zdravotními pojišťovnami. Nejde tedy o dvě zcela oddělené agendy s odlišným horizontem – sledujte aktuální pokyny ČSSZ a své zdravotní pojišťovny k náběhu jednotlivých částí.

Pozor na pokuty: Za nesplnění oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. může pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až 200 000 Kč. Obdobné sankce hrozí i za zmeškání registrace vůči ČSSZ.

Co s daněmi: prohlášení poplatníka a první mzda

Aby zaměstnanci mohl zaměstnavatel při výpočtu měsíční zálohy na daň zohlednit slevu na poplatníka (2 570 Kč/měsíc v roce 2026) a případné daňové zvýhodnění na děti, musí zaměstnanec podepsat prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).

• Při nástupu je lhůta dodržena, prokáže‑li poplatník rozhodné skutečnosti do 30 dnů ode dne nástupu do zaměstnání.
• Prohlášení nelze ve stejném období podepsat u dvou zaměstnavatelů zároveň.
• Pro další roky se prohlášení podepisuje (potvrzuje) každoročně, nejpozději do 15. února.

Nepodepíše‑li zaměstnanec prohlášení, sleva na poplatníka se mu v měsíční záloze neuplatní; nárok pak řeší až v ročním zúčtování nebo v daňovém přiznání. Účetní stránku zaúčtování mzdy a odvodů popisuje článek účtování mezd na ucto.cz.

Co ještě nesmíte při nástupu opomenout

Vedle přihlášek a dokumentů má zaměstnavatel ještě tyto povinnosti:

• Informační povinnost (§ 37 zákoníku práce). Nejsou‑li další podmínky (výměra dovolené, zkušební doba, výpovědní doba, pracovní doba, mzda) ujednány přímo ve smlouvě, musí o nich zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat do 7 dnů od vzniku pracovního poměru.
• Školení BOZP a požární ochrany. Zaměstnavatel musí zajistit zaměstnanci školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci při nástupu do práce (§ 103 odst. 2 zákoníku práce). Bez něj nesmí zaměstnanec práci vykonávat.
• Seznámení s vnitřními předpisy, pracovním řádem, organizačními a mzdovými předpisy.
• Založení mzdového listu a osobního spisu. Zaměstnavatel vede pro účely mzdy a odvodů mzdový list a osobní spis (jen s dokumenty nezbytnými pro pracovní poměr).
• Evidence pracovní doby odpracované zaměstnancem (§ 96 zákoníku práce) od prvního dne.
• Záznamový list / přihláška k dani: zaevidování zaměstnance do mzdového systému a do evidence pro odvod daně a pojistného.

Pomoc s pořadím kroků a tiskopisy nabízí praktický rozcestník nástup zaměstnance.

Časté chyby při nástupu zaměstnance

• Zmeškání lhůty na ČSSZ nebo zdravotní pojišťovně. Nejčastější a nejdražší chyba. Hlídejte si zejména změnu lhůty od 1. 7. 2026 – registrace pro sociální pojištění musí nově předcházet nástupu. Přihlášku ke zdravotní pojišťovně řešte ideálně hned v den nástupu, ať máte rezervu.
• Pracovní smlouva až po nástupu. Smlouva musí být písemná a předaná nejpozději v den nástupu; ústní „dořešíme to později“ je riziko sankce i sporu o obsah.
• Vstupní prohlídka až po nástupu. U povinné prohlídky musí být uchazeč posouzen před nástupem, jinak nastává fikce zdravotní nezpůsobilosti.
• Prohlášení poplatníka po 30 dnech. Pozdní podpis znamená, že se slevy v měsíční záloze neuplatní zpětně automaticky za celé období.
• Přihlášení k nesprávné zdravotní pojišťovně. Vždy ověřte, u které pojišťovny je zaměstnanec aktuálně pojištěn.
• Vyžadování nadbytečných osobních údajů bez zákonného důvodu (rozpor s GDPR).
• Chybějící školení BOZP před zahájením práce – zaměstnavatel odpovídá za případný pracovní úraz.

Shrnutí

Nástup zaměstnance v roce 2026 stojí na třech pilířích. Dokumenty: písemná smlouva nejpozději v den nástupu (§ 34 zákoníku práce), prohlášení poplatníka do 30 dnů (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.) a osobní a mzdové údaje. Zdraví: vstupní lékařská prohlídka před nástupem u kategorie 2, 2 rizikové, 3 nebo 4, rizikových prací a u všech mladistvých (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb., § 247 zákoníku práce, novela účinná od 1. 6. 2025). Pojištění a daně: registrace zaměstnance pro sociální pojištění od 1. 4. 2026 v rámci JMHZ (zákon č. 323/2025 Sb.) s změnou lhůty od 1. 7. 2026 na „před nástupem“ a přihlášení ke zdravotní pojišťovně do 8 dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.), doplněné informační povinností do 7 dnů a školením BOZP. Kdo si pohlídá obě registrace a písemnou smlouvu, má největší rizika nástupu pod kontrolou.

Často kladené otázky

Do kdy musím přihlásit nového zaměstnance na sociální a zdravotní pojištění?

U sociálního pojištění se lhůta v roce 2026 mění. Od 1. 4. 2026 probíhá registrace zaměstnance přes jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), zákon č. 323/2025 Sb. V přechodném období do 30. 6. 2026 platí registrace do 8 dnů od nástupu, od 1. 7. 2026 musí registrace proběhnout před nástupem zaměstnance (nejdříve 8 dnů předem). Přihlášení k příslušné zdravotní pojišťovně podáváte do 8 dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Registrace na ČSSZ se podává elektronicky.

Je vstupní lékařská prohlídka povinná pro každého zaměstnance?

Ne. Po novele účinné od 1. 6. 2025 (zákon č. 120/2025 Sb.) není povinná u zletilých uchazečů, kteří budou vykonávat práci zařazenou do kategorie 1 (bez rizika). Povinná zůstává u prací v kategorii 2, 2 rizikové, 3 nebo 4 a u rizikových prací (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb.) a vždy u mladistvých do 18 let, a to i při práci na dohodu (§ 247 zákoníku práce). Pokud je prohlídka povinná, musí proběhnout před nástupem do práce. Uchazeč ji zpravidla uhradí a zaměstnavatel mu ji po vzniku poměru proplatí (u mladistvých hradí prohlídku zaměstnavatel).

Musí být pracovní smlouva při nástupu písemná?

Ano. Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a jedno vyhotovení je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci (§ 34 odst. 2 zákoníku práce). Smlouva musí obsahovat druh práce, místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce. Stejné pravidlo písemné formy platí i pro dohody DPP a DPČ.

Co je prohlášení poplatníka a do kdy ho musí zaměstnanec podepsat?

Je to tiskopis, kterým zaměstnanec u zaměstnavatele uplatňuje slevy na dani a daňové zvýhodnění (sleva na poplatníka 2 570 Kč měsíčně, zvýhodnění na děti). Při nástupu je lhůta dodržena, prokáže‑li zaměstnanec rozhodné skutečnosti do 30 dnů ode dne nástupu (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.). Pro další roky se podepisuje do 15. února.

Jaké dokumenty má zaměstnanec přinést k nástupu?

Typicky osobní dotazník s identifikačními údaji, číslo bankovního účtu, zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, doklady k daňovému zvýhodnění na děti (rodné listy, potvrzení o studiu) a průkaz totožnosti. Cizinec navíc doklad o oprávnění k pobytu a k práci. Zaměstnavatel smí vyžadovat jen údaje nezbytné pro pracovní poměr a zákonné povinnosti.

Hrozí pokuta, když lhůty při nástupu nestihnu?

Ano. Za nesplnění oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně může pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až 200 000 Kč (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Sankce hrozí i za zmeškání registrace na ČSSZ (zejména po změně lhůty od 1. 7. 2026) a za nezajištění školení BOZP. Proto je rozumné registraci i přihlášku vyřídit s dostatečnou rezervou.