Checklist: nástup nového zaměstnance (povinnosti zaměstnavatele)

Ve zkratce: Při nástupu nového zaměstnance musí zaměstnavatel v roce 2026 splnit několik povinností s pevnými lhůtami. Klíčové jsou tři: uzavřít písemnou pracovní smlouvu nejpozději v den nástupu (§ 34 zákoníku práce), přihlásit zaměstnance na ČSSZ (do 30. 6. 2026 do 8 kalendářních dnů od nástupu, od 1. 7. 2026 nejpozději před zahájením práce – přes formulář REGZEC v rámci jednotného měsíčního hlášení) a přihlásit ho ke zdravotní pojišťovně do 8 kalendářních dnů (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). K tomu patří vstupní lékařská prohlídka tam, kde je vyžadována, podpis prohlášení poplatníka a předání povinných informací. Kompletní checklist krok za krokem najdete níže.

Tento checklist je psaný z pohledu zaměstnavatele, mzdové účetní a personalisty – využije ho ale i firma, která přijímá svého úplně prvního zaměstnance a musí se nejdřív sama zaregistrovat jako zaměstnavatel. Všechny lhůty platí pro rok 2026 a jsou doložené konkrétními paragrafy. Rok 2026 je navíc přelomový kvůli zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které mění způsob přihlašování zaměstnanců na ČSSZ – níže vysvětlujeme i tuto novinku včetně časové osy. Opačný proces – odchod zaměstnance – řeší checklist výstupu zaměstnance.

Jaké jsou povinnosti zaměstnavatele při nástupu nového zaměstnance?

Při nástupu nového zaměstnance má zaměstnavatel zákonné povinnosti vůči třem skupinám: vůči samotnému zaměstnanci (smlouva, informace, prohlášení), vůči institucím (ČSSZ, zdravotní pojišťovna, finanční úřad) a v oblasti bezpečnosti práce (vstupní prohlídka, školení BOZP). Většina povinností má pevnou lhůtu a jejich nesplnění je sankcionováno.

Základní právní rámec tvoří zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (zejména § 30–39 o vzniku pracovního poměru a § 103 o BOZP), zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění spolu se zákonem č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele (přihlašovací povinnost vůči ČSSZ) a zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění (přihlašovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně).

Povinnosti lze rozdělit do čtyř bloků, kterým se věnujeme postupně:

1. Před nástupem – vstupní lékařská prohlídka (kde je vyžadována), příprava pracovní smlouvy.
2. V den nástupu – podpis smlouvy, školení BOZP, vstupní školení, podpis prohlášení poplatníka.
3. Přihlášky u institucí – ČSSZ (sociální pojištění) a zdravotní pojišťovna, obojí elektronicky.
4. Navazující administrativa – založení mzdového listu, evidence, předání informací podle § 37.

Checklist nástupu zaměstnance krok za krokem

Následující seznam projděte u každého nového zaměstnance. U každého bodu uvádíme lhůtu a právní oporu.

1. Zajistěte vstupní lékařskou prohlídku, je-li vyžadována. U rizikových prací (kategorie 2 a vyšší) a u vybraných profesí je prohlídka stále povinná před nástupem (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb.). U běžné administrativy v kategorii 1 už od roku 2026 povinná není – viz samostatná kapitola níže.
2. Uzavřete písemnou pracovní smlouvu nejpozději v den nástupu. Smlouva musí být písemná a obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu (§ 34 zákoníku práce).
3. Proveďte vstupní školení BOZP a požární ochrany. Zaměstnanec nesmí začít pracovat bez proškolení o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci (§ 103 zákoníku práce).
4. Nechte zaměstnance podepsat prohlášení poplatníka, chce-li u vás uplatňovat slevy na dani a daňové zvýhodnění (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).
5. Přihlaste zaměstnance na ČSSZ (sociální pojištění). Do 30. 6. 2026 do 8 kalendářních dnů od nástupu, od 1. 7. 2026 nejpozději před zahájením práce – formulářem REGZEC, elektronicky.
6. Přihlaste zaměstnance ke zdravotní pojišťovně – do 8 kalendářních dnů od nástupu, elektronicky formulářem HOZ (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.).
7. Předejte zaměstnanci povinné informace o obsahu pracovního poměru do 7 dnů od vzniku poměru, pokud nejsou už ve smlouvě (§ 37 zákoníku práce).
8. Založte mzdový list a osobní/mzdovou evidenci a zaevidujte zaměstnance do interních systémů.
9. Vyžádejte si potřebné podklady – číslo účtu, zdravotní pojišťovnu, potvrzení o studiu, zápočtový list od předchozího zaměstnavatele, případně potvrzení o zdanitelných příjmech.
10. Pokud přijímáte úplně prvního zaměstnance, přihlaste nejdřív sebe jako zaměstnavatele u ČSSZ i u zdravotní pojišťovny do 8 dnů od vzniku první povinnosti.

Jednotlivým klíčovým bodům se nyní věnujeme podrobněji.

Co musí obsahovat pracovní smlouva při nástupu?

Ve zkratce: Pracovní smlouva musí být podle § 34 zákoníku práce písemná a obsahovat tři podstatné náležitosti: druh práce, místo výkonu práce a den nástupu do práce. Uzavřít ji musíte nejpozději v den nástupu, ne až po něm – ústní dohoda ani smlouva podepsaná zpětně neobstojí.

Bez těchto tří údajů pracovní smlouva nevznikne platně. Pracovní poměr vzniká dnem, který byl ve smlouvě sjednán jako den nástupu do práce.

Zdroj: § 34 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění účinném pro rok 2026.

Smlouva se vyhotovuje písemně, alespoň ve dvou stejnopisech – jeden dostane zaměstnanec. Vedle pracovní smlouvy se často sjednává zkušební doba. Od 1. 6. 2025 (flexinovela zákoníku práce, zák. č. 230/2025 Sb.) může trvat nejvýše 4 měsíce, u vedoucích zaměstnanců nejvýše 8 měsíců po sobě jdoucích ode dne vzniku pracovního poměru; sjednává se vždy písemně, nejpozději v den nástupu. Zkušební dobu lze nově za jejího trvání dodatečně prodloužit písemnou dohodou stran v rámci zákonných limitů. Další ujednání o mzdě, pracovní době nebo dovolené mohou být i mimo smlouvu – ve mzdovém výměru či vnitřním předpisu.

Jaké informace musí zaměstnavatel předat do 7 dnů od nástupu?

Ve zkratce: Pokud pracovní smlouva neobsahuje všechny zákonem požadované informace o právech a povinnostech z pracovního poměru, musí je zaměstnavatel zaměstnanci sdělit písemně do 7 dnů od vzniku pracovního poměru (§ 37 zákoníku práce). Jde o kalendářní dny.

Tato informační povinnost je často přehlížená. Mezi povinné informace podle § 37 odst. 1 zákoníku práce patří zejména:

• bližší označení druhu a místa výkonu práce,
• délka dovolené a způsob jejího určování,
• údaj o výpovědních dobách,
• údaj o týdenní pracovní době a jejím rozvržení,
• rozsah a způsob poskytování přestávek a nepřetržitého odpočinku,
• údaj o mzdě nebo platu, způsobu a termínu výplaty,
• údaj o kolektivní smlouvě, která pracovní poměr upravuje,
• údaj o orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné.

Zdroj: § 37 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění účinném pro rok 2026.

Jsou-li všechny tyto údaje uvedeny přímo v pracovní smlouvě nebo ve mzdovém výměru, samostatnou informaci vystavovat nemusíte. Informaci lze předat i elektronicky, pokud k ní má zaměstnanec přístup, může si ji uložit a vytisknout.

Kdy je v roce 2026 povinná vstupní lékařská prohlídka?

Ve zkratce: Od roku 2026 už není vstupní lékařská prohlídka povinná pro běžnou administrativní práci v kategorii 1 bez profesního rizika – zaměstnanec se považuje za zdravotně způsobilého ze zákona. Povinná zůstává u rizikových prací (kategorie 2 a vyšší), u prací s tzv. profesním rizikem a u mladistvých; tam ji musíte zajistit před nástupem.

Pravidla pracovnělékařských prohlídek se v letech 2025 a 2026 výrazně změnila. Novela zákona č. 373/2011 Sb. (účinná od 1. 6. 2025) a navazující změna vyhlášky č. 79/2013 Sb. (od 1. 1. 2026) zavedly u prací kategorie 1 bez profesního rizika dobrovolný režim: zaměstnanec (administrativa, obchodní zástupce apod.) může nastoupit i bez vstupní prohlídky.

Důležité výjimky, kde prohlídku stále zajistěte:

• Rizikové práce (kategorie 2 a vyšší) podle kategorizace prací – prohlídka před nástupem zůstává povinná.
• Profese s profesním rizikem (např. řidiči z povolání, práce ve výškách, noční práce u vybraných profesí, práce vyžadující zvláštní zdravotní způsobilost).
• Mladiství zaměstnanci – u nich je vstupní prohlídka povinná vždy.
• Pokud o prohlídku požádá sám uchazeč, zaměstnavatel mu musí vystavit žádost a umožnit ji absolvovat.

Zdroj: § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a vyhláška č. 79/2013 Sb., ve znění účinném pro rok 2026.

Pozor: vstupní prohlídku nelze absolvovat až první den v práci ani během zkušební doby – posuzuje se způsobilost uchazeče o zaměstnání ještě před vznikem pracovního poměru. I tam, kde prohlídka povinná není, zůstává zaměstnavateli povinnost zajistit vstupní školení BOZP podle § 103 zákoníku práce ještě před zahájením práce.

Jak přihlásit zaměstnance na ČSSZ v roce 2026?

Ve zkratce: Nástup zaměstnance musíte oznámit ČSSZ formulářem Registrace zaměstnance (REGZEC), a to do 30. 6. 2026 do 8 kalendářních dnů od nástupu. Od 1. 7. 2026 se lhůta zpřísňuje – zaměstnance musíte přihlásit nejpozději před zahájením výkonu práce, nejdříve však 8 dnů před předpokládaným nástupem. Podání je výhradně elektronické.

Rok 2026 je v tomto bodě přelomový kvůli zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) zákonem č. 323/2025 Sb. (účinnost od 1. 1. 2026, povinné podávání od 1. 4. 2026). JMHZ postupně nahrazuje až 25 různých formulářů jediným měsíčním hlášením. Pro přihlašování nových zaměstnanců to znamená dva časové režimy:

Zdroj: zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele; § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění; ČSSZ, Evidence zaměstnanců, platné pro rok 2026.

Od 1. 7. 2026 existují dvě varianty přihlášení:

1. Plná registrace (REGZEC) nejpozději před zahájením práce, nejdříve 8 dnů předem.
2. Předregistrace (PREZEC) – zapíšete jen základní údaje (cca 7 položek) před zahájením práce a zbývající data doplníte do 8 dnů od nástupu.

Podání je možné jen elektronicky – datovou schránkou, přes ePortál ČSSZ (služba REGZEC dostupná od 1. 4. 2026) nebo datovým rozhraním VREP/APEP. Papírové podání zákon od roku 2026 neumožňuje. Souběžně zaměstnavatel podává měsíční hlášení JMHZ do 20. dne následujícího kalendářního měsíce, kam se přenášejí i údaje z prohlášení poplatníka.

Pozn.: U cizinců (zaměstnanci jiné než české státní příslušnosti) platí přísnější režim už od 1. 4. 2026 – plná registrace v celém rozsahu nejpozději před zahájením výkonu práce, a to výhradně přes JMHZ. U nástupu k 1. 4. 2026 lze přihlášení provést nejdříve v den nástupu.

Jak přihlásit zaměstnance ke zdravotní pojišťovně?

Ve zkratce: Nástup zaměstnance musíte oznámit té zdravotní pojišťovně, u které je pojištěn, nejpozději do 8 dnů od vzniku zaměstnání (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Přihlášku podáváte formulářem Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ) s kódem nástupu, od roku 2026 výhradně elektronicky.

Zaměstnanec vám musí sdělit, u které ze sedmi zdravotních pojišťoven je pojištěn – přihlašujete ho právě tam. Pro přihlášení slouží kód „P" (nástup do zaměstnání) na formuláři HOZ. Od roku 2026 lze tato oznámení podávat jen elektronicky (datová schránka, portál pojišťovny, datové rozhraní); papírové podání už zákon neumožňuje.

Pozor na časté pochybení: přihlašte u správné pojišťovny podle aktuální volby zaměstnance. Změní-li zaměstnanec během trvání poměru pojišťovnu, musí vám to oznámit a vy provedete odhlášku u staré a přihlášku u nové pojišťovny. Při pozdním nebo chybějícím oznámení hrozí pokuta a pojišťovna může vyměřit penále.

Zdroj: § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění; VZP ČR, oznamovací povinnost zaměstnavatele, platné pro rok 2026.

Co je prohlášení poplatníka a kdy ho zaměstnanec podepisuje?

Ve zkratce: Prohlášení poplatníka daně z příjmů ze závislé činnosti (dříve „růžové prohlášení") podepisuje zaměstnanec, který chce u vás uplatňovat slevu na poplatníka (2 570 Kč měsíčně) a další slevy či daňové zvýhodnění na děti. Lze ho mít podepsané jen u jednoho zaměstnavatele v témž kalendářním měsíci (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).

Prohlášení může podepsat každý zaměstnanec bez ohledu na to, zda je student, důchodce nebo zároveň podnikatel. Bez podepsaného prohlášení nemůže zaměstnavatel při výpočtu zálohy na daň zohlednit měsíční slevy a zaměstnanec si je uplatní až v ročním zúčtování nebo v daňovém přiznání.

Nejdůležitější měsíční slevy a zvýhodnění pro rok 2026, které se přes prohlášení uplatňují:

Zdroj: § 35ba a § 35c zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů; Finanční správa, hodnoty pro zdaňovací období 2026.

Data z prohlášení poplatníka navíc zaměstnavatel od roku 2026 přenáší do jednotného měsíčního hlášení (JMHZ). Prohlášení se podepisuje při nástupu (nebo do 30 dnů od něj) a potvrzuje vždy jednou ročně.

Modelový příklad: nástup zaměstnance k 1. 9. 2026

Firma přijímá pana Dvořáka na pozici administrativního pracovníka (kategorie 1 bez rizika) s nástupem 1. 9. 2026, mzda 35 000 Kč, pan Dvořák je pojištěn u VZP a uplatňuje slevu na poplatníka.

Zaměstnavatel musí:

1. Vstupní lékařskou prohlídku nezajišťovat – administrativa v kategorii 1 ji v roce 2026 nevyžaduje (zaměstnanec ji ale může chtít sám).
2. Nejpozději 1. 9. 2026 uzavřít písemnou pracovní smlouvu s druhem práce, místem výkonu a dnem nástupu.
3. Před zahájením práce provést vstupní školení BOZP a PO (§ 103 zákoníku práce).
4. Nechat podepsat prohlášení poplatníka, aby mohl uplatnit slevu na poplatníka 2 570 Kč/měsíc.
5. Přihlásit pana Dvořáka na ČSSZ nejpozději před zahájením práce 1. 9. 2026 (lhůta od 1. 7. 2026), formulářem REGZEC, elektronicky.
6. Do 8. 9. 2026 (do 7 dnů) předat informace podle § 37, pokud nejsou ve smlouvě.
7. Do 9. 9. 2026 přihlásit pana Dvořáka u VZP (formulář HOZ, kód „P"), elektronicky.
8. Založit mzdový list a zaevidovat zaměstnance do mzdového systému.
9. Za září 2026 podat JMHZ do 20. 10. 2026.

Pozn.: Kdyby firma přijímala pana Dvořáka jako svého prvního zaměstnance, musela by se nejdřív sama přihlásit jako zaměstnavatel u ČSSZ i u VZP – rovněž do 8 dnů od vzniku první povinnosti.

Jaké jsou lhůty u nástupních povinností?

Přehled nejdůležitějších lhůt na jednom místě:

Zdroj: příslušné zákony ve znění účinném pro rok 2026. Lhůty jsou počítány v kalendářních dnech. Souhrnný přehled odvodových a ohlašovacích termínů najdete ve mzdovém kalendáři.

Co dělat, když přijímáte úplně prvního zaměstnance?

Firma nebo OSVČ, která přijímá svého úplně prvního zaměstnance, má navíc dvě registrační povinnosti vůči institucím – musí se nejdřív přihlásit jako zaměstnavatel:

1. Přihlášení do registru zaměstnavatelů u ČSSZ – do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance (do 1. 4. 2026 formulář „Přihláška do registru zaměstnavatelů", v režimu JMHZ formulář REGZAM). Po přihlášení obdržíte variabilní symbol pro placení pojistného.
2. Přihlášení u zdravotní pojišťovny / pojišťoven – do 8 dnů od zaměstnání prvního zaměstnance, u každé pojišťovny, u které je některý zaměstnanec pojištěn (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.).

Teprve poté (nebo souběžně) přihlašujete samotného zaměstnance. Nezapomeňte také na registraci k dani z příjmů ze závislé činnosti u finančního úřadu – jako plátce daně se musíte zaregistrovat do 8 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost srážet zálohy na daň (§ 39b zákona č. 586/1992 Sb.).

Zdroj: § 93–94 zákona č. 187/2006 Sb.; § 10 zákona č. 48/1997 Sb.; § 39b zákona č. 586/1992 Sb., ve znění účinném pro rok 2026.

Nejčastější chyby při nástupu zaměstnance

• Zpětně podepsaná nebo ústní smlouva. Pracovní smlouvu musíte uzavřít písemně nejpozději v den nástupu – ne den poté.
• Vynechané vstupní školení BOZP. I u administrativy, kde už není povinná lékařská prohlídka, zůstává školení o bezpečnosti práce povinné před zahájením práce.
• Zmeškání 8denní lhůty u ČSSZ nebo pojišťovny. Lhůta běží od nástupu, ne od první výplaty.
• Přehlédnutí zpřísnění od 1. 7. 2026. Od července 2026 už nestačí přihlásit zaměstnance do 8 dnů – musí být přihlášen nejpozději před zahájením práce.
• Přihlášení u špatné zdravotní pojišťovny. Vždy si ověřte, u které pojišťovny je zaměstnanec aktuálně pojištěn.
• Zapomenutí na informace podle § 37. Pokud nejsou ve smlouvě, musíte je předat písemně do 7 dnů.
• Neproškolení prvního zaměstnavatele. Firma s prvním zaměstnancem zapomíná přihlásit nejdřív sama sebe do registru zaměstnavatelů a k dani u finančního úřadu.

Související témata a nástroje

• checklist nástupu zaměstnance slouží jako podrobný kontrolní seznam k nástupní administrativě.

Shrnutí

Nástup nového zaměstnance v roce 2026 stojí na třech pilířích s pevnými lhůtami: písemná pracovní smlouva nejpozději v den nástupu, přihláška na ČSSZ (do 30. 6. 2026 do 8 kalendářních dnů, od 1. 7. 2026 nejpozději před zahájením práce přes REGZEC v rámci JMHZ) a přihláška ke zdravotní pojišťovně do 8 kalendářních dnů. K tomu patří vstupní lékařská prohlídka tam, kde je vyžadována, školení BOZP, podpis prohlášení poplatníka a předání informací podle § 37 do 7 dnů. Projděte si checklist u každého nástupu a hlídejte si zejména zpřísnění přihlašovací lhůty od poloviny roku 2026. Opačný proces – odchod zaměstnance – řeší checklist výstupu zaměstnance.

Často kladené otázky

Do kdy musím přihlásit nového zaměstnance na ČSSZ?

Do 30. 6. 2026 platí lhůta 8 kalendářních dnů od nástupu. Od 1. 7. 2026 se lhůta zpřísňuje – zaměstnance musíte přihlásit nejpozději před zahájením výkonu práce, nejdříve však 8 dnů před předpokládaným nástupem. Přihlašuje se formulářem REGZEC v rámci jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ), výhradně elektronicky. Právním základem je zákon č. 323/2025 Sb. a § 94 zákona č. 187/2006 Sb.

Jaká je lhůta pro přihlášení zaměstnance ke zdravotní pojišťovně?

8 kalendářních dnů od vzniku zaměstnání podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. Přihlašujete formulářem Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ) s kódem nástupu u té pojišťovny, u které je zaměstnanec pojištěn. Od roku 2026 lze podání učinit jen elektronicky.

Je vstupní lékařská prohlídka v roce 2026 stále povinná?

Ne pro každého. U běžné administrativy v kategorii 1 bez profesního rizika už od roku 2026 povinná není – zaměstnanec se považuje za zdravotně způsobilého. Povinná zůstává u rizikových prací (kategorie 2 a vyšší), u prací s profesním rizikem a u mladistvých; tam ji zajistěte před nástupem (§ 59 zákona č. 373/2011 Sb. a vyhláška č. 79/2013 Sb.). Vstupní školení BOZP je povinné vždy.

Co je JMHZ a jak se dotýká nástupu zaměstnance?

JMHZ je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zavedené zákonem č. 323/2025 Sb. (účinnost od 1. 1. 2026, povinné podávání od 1. 4. 2026). Nahrazuje až 25 dosavadních formulářů jediným měsíčním hlášením podávaným do 20. dne následujícího měsíce. Nové zaměstnance se přihlašují formulářem REGZEC a od 1. 7. 2026 platí přísnější pravidlo – přihláška nejpozději před zahájením práce.

Musí nový zaměstnanec podepsat prohlášení poplatníka?

Není to povinné, ale bez podepsaného prohlášení poplatníka nemůže zaměstnavatel při výpočtu měsíční zálohy zohlednit slevu na poplatníka (2 570 Kč/měsíc) ani daňové zvýhodnění na děti. Prohlášení lze mít podepsané jen u jednoho zaměstnavatele v témž měsíci (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.). Bez něj si zaměstnanec slevy uplatní až v ročním zúčtování nebo v daňovém přiznání.

Co musí udělat firma, která přijímá svého úplně prvního zaměstnance?

Nejdřív se musí sama přihlásit jako zaměstnavatel – do registru zaměstnavatelů u ČSSZ (do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance) a u příslušné zdravotní pojišťovny (do 8 dnů). Současně se musí zaregistrovat u finančního úřadu jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti (do 8 dnů, § 39b zákona č. 586/1992 Sb.). Teprve poté přihlašuje samotného zaměstnance.