Checklist: ukončení pracovního poměru a výstup zaměstnance

Ve zkratce: Při výstupu zaměstnance musí zaměstnavatel v roce 2026 splnit několik povinností s pevnými lhůtami. Klíčové jsou tři: vydat zápočtový list (potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce) v den skončení pracovního poměru, odhlásit zaměstnance ze sociálního pojištění do 8 dnů (od 1. 4. 2026 přes formulář REGZEC, resp. v rámci jednotného měsíčního hlášení) a odhlásit ho ze zdravotní pojišťovny rovněž do 8 dnů. K tomu patří doplatek mzdy a odstupného, vyplacení proplacené dovolené a předání dalších dokumentů na žádost. Kompletní checklist krok za krokem najdete níže.

Tento checklist je psaný z pohledu zaměstnavatele, mzdové účetní a personalisty, ale využije ho i odcházející zaměstnanec, který si chce pohlídat, co všechno má při výstupu dostat. Všechny lhůty a částky platí pro rok 2026 a jsou doložené konkrétními paragrafy. Rok 2026 je navíc přelomový kvůli zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) od 1. 4. 2026, které mění způsob odhlašování zaměstnanců – níže vysvětlujeme i tuto novinku.

Jaké jsou povinnosti zaměstnavatele při ukončení pracovního poměru?

Při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel zákonné povinnosti vůči třem skupinám: vůči samotnému zaměstnanci, vůči institucím (ČSSZ, zdravotní pojišťovna, finanční úřad) a v některých případech vůči třetím osobám (exekutor, soud, insolvenční správce). Většina povinností má pevnou lhůtu a jejich nesplnění je sankcionováno.

Základní právní rámec tvoří zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (zejména § 48–73a o skončení pracovního poměru a § 313–315 o dokladech při skončení), zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění (odhlašovací povinnost vůči ČSSZ) a zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění (odhlašovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně).

Povinnosti lze rozdělit do čtyř bloků, kterým se věnujeme postupně:

1. Dokumenty pro zaměstnance – zápočtový list, na žádost pracovní posudek a potvrzení o zdanitelných příjmech.
2. Finanční vypořádání – doplatek mzdy, proplacení nevyčerpané dovolené, případné odstupné.
3. Odhlášky u institucí – ČSSZ (sociální pojištění) a zdravotní pojišťovna.
4. Návazné administrativní úkony – ukončení srážek, archivace, vrácení svěřených věcí.

Checklist výstupu zaměstnance krok za krokem

Následující seznam projděte u každého odcházejícího zaměstnance. U každého bodu uvádíme lhůtu a právní oporu.

1. Připravte rozvázání pracovního poměru písemně. Výpověď, dohoda o rozvázání i okamžité zrušení musí být písemné, jinak je neplatné (§ 50 a § 60 zákoníku práce). U dohody nezapomeňte na datum skončení; u výpovědi běží výpovědní doba.
2. Ohlídejte běh výpovědní doby. Po flexinovele (zákon č. 120/2025 Sb.) běží výpovědní doba ode dne doručení výpovědi druhé straně, nikoli až od 1. dne následujícího měsíce. Standardně trvá nejméně 2 měsíce; u výpovědních důvodů podle § 52 písm. f) až h) se zkracuje na 1 měsíc (§ 51 a § 51a zákoníku práce).
3. Spočítejte poslední mzdu a doplatky. Mzda za odpracovanou část měsíce je splatná v nejbližším výplatním termínu; na žádost zaměstnance ji lze vyplatit už v den skončení.
4. Proplaťte nevyčerpanou dovolenou. Za nevyčerpanou dovolenou náleží náhrada mzdy (§ 222 odst. 2 zákoníku práce) – proplácí se jen při skončení pracovního poměru.
5. Vyplaťte odstupné, pokud na něj vznikl nárok. Při organizačních důvodech (§ 52 písm. a–c) náleží 1 až 3 průměrné výdělky podle délky trvání poměru (§ 67 zákoníku práce).
6. Vystavte a předejte zápočtový list (potvrzení o zaměstnání podle § 313) – v den skončení pracovního poměru, automaticky a bez žádosti.
7. Na žádost vydejte pracovní posudek – do 15 dnů, ne však dříve než 2 měsíce před skončením (§ 314 zákoníku práce).
8. Na žádost vystavte potvrzení o zdanitelných příjmech za daný rok pro nového plátce nebo pro daňové přiznání.
9. Odhlaste zaměstnance ze sociálního pojištění (ČSSZ) – do 8 dnů od skončení zaměstnání.
10. Odhlaste zaměstnance ze zdravotní pojišťovny – do 8 dnů od skončení pracovního poměru.
11. Ukončete srážky ze mzdy (exekuce, insolvence) a oznamte skončení poměru tomu, kdo srážky nařídil.
12. Vraťte si svěřené věci (notebook, telefon, klíče, čipovou kartu) a vyřešte případné svěřené hodnoty.
13. Archivujte personální a mzdové doklady podle zákonných archivačních lhůt.

Jednotlivým klíčovým bodům se nyní věnujeme podrobněji.

Co je zápočtový list a co musí obsahovat?

Ve zkratce: Zápočtový list je potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce, které zaměstnavatel musí vydat každému zaměstnanci v den skončení pracovního poměru – automaticky a bez žádosti. U dohod konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ) se vydává jen tehdy, pokud činnost založila účast na nemocenském pojištění nebo byly z odměny prováděny srážky ze mzdy (§ 313 odst. 2 zákoníku práce); u nízkopříjmové DPP/DPČ pod hranicí účasti na pojištění a bez srážek povinnost nevzniká.

Zápočtový list (zákonný název je „potvrzení o zaměstnání“) podle § 313 odst. 1 zákoníku práce musí obsahovat zejména:

Zdroj: § 313 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění účinném pro rok 2026.

Důležité je, že do zápočtového listu nepatří důvod skončení pracovního poměru ani hodnocení zaměstnance – to by bylo v rozporu se zákonem. Pro zákonný formulář neexistuje úřední vzor; podstatný je obsah podle § 313. Pokud byl zaměstnanec v exekuci nebo insolvenci, uvádí se údaj o srážkách, aby v nich mohl nový plátce mzdy plynule pokračovat.

Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem zápočtového listu, může se do 3 měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dozvěděl, domáhat u soudu jeho úpravy (§ 315 zákoníku práce).

Jak se odhlašuje zaměstnanec u ČSSZ v roce 2026?

Ve zkratce: Skončení zaměstnání musíte oznámit ČSSZ do 8 kalendářních dnů. Od 1. 4. 2026 se místo staré „Oznámení o skončení zaměstnání (ONZ)“ používá formulář Registrace zaměstnance (REGZEC) s akcí „Změna“, a celý systém přechází na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ). Podání je výhradně elektronické.

Rok 2026 je v tomto bodě přelomový. Připravte se na dva režimy:

• Do 31. 3. 2026 se skončení zaměstnání hlásilo na formuláři ONZ (Oznámení o nástupu do zaměstnání / skončení zaměstnání) do 8 dnů od skončení.
• Od 1. 4. 2026 zavádí ČSSZ jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které postupně nahrazuje až 25 různých formulářů. Skončení zaměstnání se nově oznamuje formulářem REGZEC (Registrace zaměstnance) s akcí „Změna“, opět do 8 kalendářních dnů ode dne skončení zaměstnání.

Lhůta 8 dnů zůstává stejná. Podání je možné jen elektronicky – datovou schránkou ČSSZ, přes ePortál ČSSZ (dostupný pro JMHZ od 1. 4. 2026) nebo datovým rozhraním VREP/APEP. Papírové podání zákon od roku 2026 neumožňuje.

Související novinkou je zrušení samostatného evidenčního listu důchodového pojištění (ELDP). Údaje, které dříve obsahoval ELDP, předává zaměstnavatel průběžně v rámci měsíčního hlášení JMHZ. Přechodně ale platí: pokud účast zaměstnance na důchodovém pojištění skončila před 1. 4. 2026, vyhotovuje se ELDP ještě postaru.

Zdroj: § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění; ČSSZ, Evidence zaměstnanců a Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), platné pro rok 2026.

Jak odhlásit zaměstnance ze zdravotní pojišťovny?

Ve zkratce: Skončení pracovního poměru musíte oznámit zdravotní pojišťovně, u které byl zaměstnanec pojištěn, nejpozději do 8 dnů od vzniku této skutečnosti (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.). Odhlášku podáváte u té pojišťovny, kterou měl zaměstnanec zvolenou ke dni skončení.

Pro odhlášení zaměstnavatel používá formulář Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ) s kódem skončení zaměstnání. Od roku 2026 lze tato oznámení podávat výhradně elektronicky (datová schránka, portál pojišťovny, datové rozhraní). Papírové podání už zákon neumožňuje.

Pozor na časté pochybení: odhlásit musíte u správné pojišťovny – té, kterou měl zaměstnanec ke dni skončení, ne nutně té, u které původně nastupoval (zaměstnanci mohou pojišťovnu měnit). Při pozdním nebo chybějícím oznámení hrozí pokuta a zdravotní pojišťovna může vyměřit penále.

Zdroj: § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění; VZP ČR, oznamovací povinnost zaměstnavatele, platné pro rok 2026.

Jak se vypořádá poslední mzda, dovolená a odstupné?

Finanční vypořádání je druhým pilířem výstupu. Patří do něj tři položky:

1. Doplatek mzdy za odpracovanou část měsíce. Mzda je splatná v nejbližším pravidelném výplatním termínu. Požádá-li zaměstnanec, vyplatí se splatná mzda v den skončení pracovního poměru (§ 141 zákoníku práce).

2. Náhrada za nevyčerpanou dovolenou. Pokud zaměstnanec do skončení poměru nevyčerpal celou dovolenou, na kterou mu vznikl nárok, náleží mu náhrada mzdy za nevyčerpané hodiny dovolené (§ 222 odst. 2 zákoníku práce). Náhrada se proplácí jen při skončení pracovního poměru – během trvání poměru dovolenou proplatit nelze.

3. Odstupné, pokud vznikl nárok. Odstupné podle § 67 zákoníku práce náleží při výpovědi nebo dohodě z organizačních důvodů (§ 52 písm. a až c – zrušení či přemístění zaměstnavatele, nadbytečnost):

Zdroj: § 67 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění účinném pro rok 2026.

Odstupné je splatné po skončení pracovního poměru v nejbližším výplatním termínu, pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem písemně nedohodne jinak. Výpočet konkrétní částky podle průměrného výdělku si můžete ověřit v kalkulačce odstupného.

Pozor: po flexinovele (účinné od 1. 6. 2025) se při skončení z důvodu pracovního úrazu nebo nemoci z povolání již nevyplácí klasické odstupné podle § 67, ale jednorázová náhrada ve výši 12násobku průměrného výdělku podle § 271ca zákoníku práce, kterou kryje zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele.

Co s exekucemi a srážkami ze mzdy při výstupu?

Pokud měl zaměstnanec na mzdu nařízenou exekuci, insolvenční srážky nebo jiné zákonné srážky, musíte při výstupu:

• Provést srážku i z poslední mzdy, odstupného a náhrady za dovolenou – tyto příjmy podléhají srážkám stejně jako běžná mzda.
• Oznámit skončení pracovního poměru orgánu, který srážky nařídil (soud, soudní exekutor, insolvenční správce) – do jednoho týdne podle § 294 odst. 1 občanského soudního řádu; spolu s oznámením zašlete vyúčtování provedených srážek. Tato týdenní lhůta vůči soudu/exekutorovi je odlišná od 8denních lhůt vůči ČSSZ a zdravotní pojišťovně.
• Uvést údaje o srážkách do zápočtového listu, aby v nich mohl nový plátce mzdy plynule pokračovat.

Při výpočtu poslední srážky se uplatní nezabavitelná částka platná pro rok 2026. Tyto hodnoty vycházejí z § 278 občanského soudního řádu:

Zdroj: § 278 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, a nařízení vlády o nezabavitelných částkách pro rok 2026. Nad hranicí 31 521 Kč/měsíc se zbytek čisté mzdy sráží bez omezení.

Modelový příklad: výstup zaměstnance k 30. 6. 2026

Zaměstnankyně Nováková ukončuje pracovní poměr dohodou k 30. 6. 2026 z důvodu nadbytečnosti (§ 52 písm. c). U firmy pracovala 3 roky, průměrný měsíční výdělek činí 38 000 Kč, do skončení jí zbývá 16 hodin nevyčerpané dovolené.

Zaměstnavatel musí:

1. K 30. 6. 2026 vydat zápočtový list (potvrzení o zaměstnání) přímo do ruky nebo doporučeně.
2. Doplatit mzdu za červen v nejbližším výplatním termínu (zpravidla v červenci).
3. Proplatit 16 hodin dovolené náhradou mzdy podle průměrného výdělku.
4. Vyplatit odstupné 3× 38 000 Kč = 114 000 Kč (poměr trval alespoň 2 roky) – v nejbližším výplatním termínu po skončení.
5. Do 8. 7. 2026 odhlásit zaměstnankyni u ČSSZ formulářem REGZEC (akce „Změna“), elektronicky.
6. Do 8. 7. 2026 odhlásit zaměstnankyni u její zdravotní pojišťovny (formulář HOZ), elektronicky.
7. Na žádost vydat potvrzení o zdanitelných příjmech za rok 2026.

Pozn.: Odstupné při skončení z organizačních důvodů nepodléhá sociálnímu ani zdravotnímu pojištění, ale podléhá dani z příjmů (zálohové dani).

Jaké jsou lhůty u výstupních povinností?

Přehled nejdůležitějších lhůt na jednom místě:

Zdroj: příslušné zákony ve znění účinném pro rok 2026. Lhůty jsou počítány v kalendářních dnech.

Nejčastější chyby při výstupu zaměstnance

• Nevydání zápočtového listu včas. Patří mezi nejčastější spory. Zápočtový list se vydává automaticky v den skončení, ne až na vyžádání.
• Uvedení důvodu skončení do zápočtového listu. Do potvrzení o zaměstnání důvod skončení ani hodnocení nepatří – to je věc pracovního posudku, který se vydává jen na žádost.
• Odhlášení u špatné zdravotní pojišťovny. Odhlašujte u té, kterou měl zaměstnanec ke dni skončení, ne u té, u které nastupoval.
• Zmeškání 8denní lhůty u ČSSZ nebo pojišťovny. Lhůta běží od skončení zaměstnání, ne od výplaty poslední mzdy.
• Použití starého formuláře ONZ po 1. 4. 2026. Od dubna 2026 se skončení hlásí formulářem REGZEC v režimu JMHZ.
• Neproplacení nevyčerpané dovolené. Náhrada za dovolenou se proplácí jen při skončení poměru – nelze ji opomenout.
• Zapomenutí na potvrzení o zdanitelných příjmech. Vystavuje se na žádost, ale zaměstnanec ho často potřebuje pro nového plátce nebo daňové přiznání.

Související témata a nástroje

• checklist skončení pracovního poměru doplňuje kalkulačku výstupu o kontrolní seznam.

Shrnutí

Výstup zaměstnance v roce 2026 stojí na třech pilířích s pevnými lhůtami: zápočtový list v den skončení, odhláška u ČSSZ do 8 dnů (od 1. 4. 2026 přes REGZEC v rámci JMHZ) a odhláška u zdravotní pojišťovny do 8 dnů. K tomu patří doplatek mzdy, proplacení nevyčerpané dovolené, případné odstupné (1–3 průměrné výdělky při organizačních důvodech) a vypořádání srážek ze mzdy. Projděte si checklist u každého odcházejícího zaměstnance a hlídejte si zejména 8denní lhůty u institucí. Opačný proces – příchod nového kolegy – řeší checklist nástupu zaměstnance.

Často kladené otázky

Musí zaměstnavatel vydat zápočtový list automaticky, nebo až na žádost?

Automaticky. Podle § 313 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vydat potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) v den skončení pracovního poměru bez ohledu na to, zda o něj zaměstnanec požádal. U dohod o provedení práce a o pracovní činnosti se vydává jen tehdy, pokud činnost založila účast na nemocenském pojištění nebo z odměny byly prováděny srážky ze mzdy (§ 313 odst. 2 zákoníku práce).

Patří do zápočtového listu důvod skončení pracovního poměru?

Ne. Do zápočtového listu se uvádějí jen údaje podle § 313 (druh práce, doba trvání, kvalifikace, srážky ze mzdy apod.). Důvod skončení ani hodnocení zaměstnance tam nepatří – hodnocení obsahuje pracovní posudek, který zaměstnavatel vydá jen na žádost do 15 dnů (§ 314).

Jaká je lhůta pro odhlášení zaměstnance ze sociálního a zdravotního pojištění?

U obou je to 8 kalendářních dnů od skončení zaměstnání. U ČSSZ podle § 94 zákona č. 187/2006 Sb. (od 1. 4. 2026 formulářem REGZEC v rámci jednotného měsíčního hlášení), u zdravotní pojišťovny podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. (formulářem HOZ). Obě podání jsou v roce 2026 výhradně elektronická.

Co se mění od 1. 4. 2026 u odhlašování zaměstnanců?

Od 1. 4. 2026 zavádí ČSSZ jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které nahrazuje až 25 dosavadních formulářů. Skončení zaměstnání se nově hlásí formulářem REGZEC (akce „Změna“) místo dřívějšího ONZ. Samostatný evidenční list důchodového pojištění (ELDP) se ruší a jeho údaje se předávají průběžně v měsíčním hlášení. Lhůta 8 dnů zůstává.

Kdy má zaměstnanec nárok na odstupné a v jaké výši?

Odstupné podle § 67 zákoníku práce náleží při skončení z organizačních důvodů (§ 52 písm. a–c). Výše je odstupňovaná podle délky trvání poměru: 1× průměrný výdělek (méně než rok), 2× (1–2 roky) a 3× (alespoň 2 roky). Vyšší odstupné platí jen ve zvláštních případech (např. 12násobek u nejvyšší přípustné expozice). Konkrétní částku spočítá kalkulačka odstupného.

Proplácí se při výstupu nevyčerpaná dovolená?

Ano. Za nevyčerpanou dovolenou, na kterou zaměstnanci do skončení poměru vznikl nárok, náleží náhrada mzdy podle § 222 odst. 2 zákoníku práce. Náhrada se vyplácí pouze při skončení pracovního poměru – v jeho průběhu dovolenou proplatit nelze.