Vnitřní oznamovací směrnice (whistleblowing) — vzor 2026

Ve zkratce: Vnitřní oznamovací směrnice nastavuje praktické fungování systému podle zákona č. 171/2023 Sb.: kdo je příslušnou osobou, kudy lze oznámení podat, kdo k nim smí přistupovat, jak se chrání totožnost oznamovatele a jak se dodržují zákonné lhůty. Přijetí se oznamovateli potvrzuje do 7 dnů, důvodnost se posuzuje do 30 dnů a ve skutkově nebo právně složitých případech lze lhůtu dvakrát prodloužit o 30 dnů, tedy nejvýše na 90 dnů. Stažený vzor před vydáním doplňte o skutečné kontakty, zabezpečení kanálů a odpovědné osoby vaší organizace.

Kdy vzor použít

• Jste zaměstnavatel s nejméně 50 zaměstnanci nebo jiný povinný subjekt podle § 8 zákona č. 171/2023 Sb.
• Potřebujete formálně popsat už zavedený vnitřní oznamovací systém a sjednotit postup příslušných osob.
• Zavádíte písemný, telefonický a osobní kanál pro oznámení a potřebujete určit přístupová oprávnění.
• Chcete zaměstnancům srozumitelně vysvětlit ochranu totožnosti a zákaz odvetných opatření.

Co doplnit před vydáním

Na co si dát pozor

• Sdílená HR nebo recepční schránka zpravidla nesplní požadavek, aby se s oznámením mohla seznamovat pouze příslušná osoba.
• Příslušná osoba musí být zletilá, plně svéprávná a bezúhonná; při posuzování oznámení musí jednat nestranně.
• Oznamovatel musí mít možnost podat oznámení písemně i ústně. Požádá-li o osobní přijetí, musí se uskutečnit v přiměřené lhůtě, nejpozději do 14 dnů.
• Totožnost oznamovatele a dalších chráněných osob lze sdělit jen v zákonem dovolených případech. Přístup do evidence musí být omezen na příslušnou osobu.
• Směrnice sama systém nevytvoří. Před účinností otestujte doručování, zastupitelnost a bezpečné předávání návrhů nápravných opatření.

Vzorové znění

VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SMĚRNICE

1. Účel a působnost

[Název organizace], IČO [IČO], se sídlem [adresa] (dále jen „organizace“), vydává tuto směrnici k zajištění vnitřního oznamovacího systému podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů. Směrnice upravuje přijímání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání, přijímání nápravných opatření, ochranu totožnosti a vedení evidence.

Směrnice se vztahuje na osoby, které pro organizaci vykonávají nebo vykonávaly práci či jinou obdobnou činnost nebo byly s organizací v kontaktu v souvislosti s prací, zejména zaměstnance, uchazeče, členy orgánů, stážisty, dobrovolníky a dodavatele.

2. Oznámení a oznamované jednání

Oznámením se rozumí informace o možném protiprávním jednání, které má znaky trestného činu, přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty s horní hranicí alespoň 100 000 Kč, porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo jiný právní předpis či předpis Evropské unie v oblasti vymezené zákonem.

Oznamovatel uvede, pokud je zná, popis jednání, dobu a místo, zúčastněné osoby, dostupné důkazy a kontakt pro další komunikaci. Vědomě nepravdivé oznámení není chráněno a může být postižitelné.

3. Příslušná osoba

Příslušnou osobou je [jméno, funkce, telefon, e-mail]. Zastupující příslušnou osobou pro dobu nepřítomnosti nebo možné podjatosti je [jméno, funkce, telefon, e-mail].

Příslušná osoba přijímá a posuzuje oznámení, udržuje komunikaci s oznamovatelem, navrhuje organizaci opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu, vede zákonnou evidenci a zachovává mlčenlivost. Při výkonu činnosti postupuje nestranně a její činnost nesmí být mařena ani ovlivňována pokyny organizace.

4. Kanály pro podání oznámení

Oznámení lze podat písemně na zabezpečený e-mail [e-mail], poštou v uzavřené obálce označené „NEOTVÍRAT — K RUKÁM PŘÍSLUŠNÉ OSOBY“ na adresu [adresa], telefonicky na čísle [telefon] nebo osobně po předchozí domluvě.

Požádá-li oznamovatel o osobní přijetí oznámení, příslušná osoba jej přijme v přiměřené lhůtě, nejpozději do 14 dnů. O ústním oznámení se se souhlasem oznamovatele pořídí zvuková nahrávka nebo věrný písemný záznam; oznamovateli se umožní záznam zkontrolovat, opravit a potvrdit.

Oznámení lze podat také externím oznamovacím systémem Ministerstva spravedlnosti. Využití interního systému není podmínkou pro využití externího systému.

5. Přijetí a posouzení oznámení

Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení do 7 dnů, ledaže oznamovatel výslovně požádal, aby vyrozuměn nebyl, nebo by vyrozuměním došlo k prozrazení jeho totožnosti jiné osobě.

Příslušná osoba posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku do 30 dnů od přijetí. Ve skutkově nebo právně složitých případech může lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše dvakrát. O každém prodloužení a jeho důvodech vyrozumí oznamovatele před uplynutím dosavadní lhůty.

Nespadá-li oznámení do působnosti zákona, příslušná osoba o tom oznamovatele bez zbytečného odkladu vyrozumí. Je-li oznámení důvodné, navrhne organizaci opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu tak, aby nebyla prozrazena totožnost oznamovatele ani dalších chráněných osob.

6. Ochrana totožnosti a důvěrnost

S oznámením, evidencí a souvisejícími dokumenty se smí seznamovat pouze příslušná osoba, nestanoví-li zákon jinak. Informace o totožnosti oznamovatele a dalších chráněných osob nesmí být bez jejich písemného souhlasu poskytnuta jiné osobě. Vyžaduje-li sdělení totožnosti právní předpis, příslušná osoba oznamovatele předem vyrozumí a sdělí mu důvody, neohrozí-li tím účel příslušného řízení.

Organizace nastaví technická a organizační opatření tak, aby k oznamovacím kanálům, evidenci a uloženým dokumentům neměly přístup neoprávněné osoby.

7. Zákaz odvetných opatření

Organizace zakazuje jakékoli odvetné opatření vůči oznamovateli a dalším chráněným osobám. Za odvetné opatření se považuje jednání nebo opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností, které bylo vyvoláno oznámením a může způsobit újmu, zejména rozvázání pracovního poměru, snížení mzdy, převedení, změna pracovní doby, negativní hodnocení, nátlak nebo poškození pověsti.

Oznamovatel může podezření na odvetu oznámit příslušné osobě nebo Ministerstvu spravedlnosti. Vedoucí zaměstnanci jsou povinni zdržet se kroků, které by mohly být vnímány jako odveta, a doložit legitimní důvody personálních rozhodnutí.

8. Evidence a uchování

Příslušná osoba vede elektronickou evidenci v rozsahu stanoveném zákonem, zejména datum přijetí, identifikaci oznamovatele, je-li známa, shrnutí obsahu, identifikaci osoby, proti které oznámení směřuje, datum ukončení posouzení a výsledek.

Oznámení a související dokumenty se uchovávají po dobu 5 let ode dne přijetí. Evidence i dokumenty jsou zabezpečeny proti neoprávněnému přístupu, změně, ztrátě a zničení.

9. Závěrečná ustanovení

Za zveřejnění informací o způsobech oznamování a kontaktech příslušné osoby odpovídá [funkce]. Organizace s touto směrnicí prokazatelně seznámí všechny osoby v jejím rozsahu a nejméně jednou ročně ověří funkčnost kanálů a aktuálnost kontaktů.

Tato směrnice nabývá účinnosti dne [datum]. Schválil/a: [jméno, funkce, podpis]. Verze dokumentu: [číslo verze].

Jak vzor zavést v praxi

1. Doplňte identifikaci organizace, příslušnou osobu, zástup a všechny reálně fungující kanály.
2. Omezte technický přístup ke schránce, telefonu, evidenci a dokumentům výhradně na příslušné osoby.
3. Připravte bezpečný způsob potvrzení přijetí, prodloužení lhůty a předání návrhu nápravného opatření.
4. Proveďte testovací oznámení a ověřte doručení, záznam času, zastupitelnost a ochranu identity.
5. Zveřejněte povinné informace, seznamte pracovníky se směrnicí a nastavte pravidelnou revizi.

Shrnutí

Použitelná whistleblowingová směrnice musí navazovat na skutečně zabezpečený systém. Klíčové jsou nezávislá příslušná osoba, dostupné písemné a ústní kanály, potvrzení do 7 dnů, posouzení do 30 dnů s možností prodloužení nejvýše na 90 dnů, ochrana totožnosti, zákaz odvety a pětileté uchování evidence. Vzor je obecný a před vydáním vyžaduje doplnění podle velikosti, struktury a rizik konkrétní organizace.